Rejestracja pobytu uczestnika konferencji genealogicznej

inne podstrony (powrót do menu nawigacyjnego) konferencji
formularz rejestracjilista/mapa uczestników
noclegi: schronisko / Grobla / Skarbimierz / hotele / inne
wyżywienie: obiady / kupony / inne restauracje / kolacje / śniadania / przerwy / alergie
opłatyzwiedzanie/wycieczkarejs Odrąinformacje dodatkoweinformacja o danych osobowych

16.09.2019 WYŁĄCZONO FORMULARZ

Na salę główną (A) wstęp wolny darmowy, zapraszamy na żywo! :) Na pozostałe sale (B+C) wejściówki do wyczerpania limitu będą dostępne przy sekretariacie konferencji przy wejściu. Obiadów i noclegów kolejnych w naszych stałych obiektach już nie zapewniamy, ale poniżej można znaleźć informacje o innych noclegach lub obiadach.

Prosimy o wyrozumiałość i zrozumienie, mamy kilka dni, by w końcu zacząć zajmować się tym, co pewne :)


NOCLEGI

Większość uczestników konferencji przyjeżdża dla zintegrowania już w piątek i zostaje do niedzieli. Dla przyjezdnych proponujemy tanie noclegi (poniżej: schronisko, Grobli 5, Skarbimierz) zapewnione przez stowarzyszenie, które zbiorczo pośredniczy względem recepcji w meldunku i zapłacie, co zgłasza się przy rejestracji. Ponieważ pokoje są tam dwu- lub więcej osobowe, prosimy o zgłoszenie indywidualnie dobranych we własnym zakresie osób towarzyszących. W przypadku rezerwacji 1-osobowych do tych miejsc, z góry zastrzegamy, że pozostałe miejsca (osoby) w pokoju zostaną dokwaterowane. O dostępności decyduje nie tylko kolejność rejestracji i zapłaty, ale również zapełnienie pozostałych miejsc w pokojach oraz zorganizowanie większych grup. Przez 2 tygodnie od uruchomienia rejestracji, pierwszeństwo przysługuje prelegentom i wolontariuszom. W razie wyczerpania puli dostępnych miejsc w tych miejscach, będziemy się starali pośredniczyć zbiorowo (by uzyskać korzystniejsze warunki) lub kierować indywidualnie do innych miejsc, w zależności od aktualnego obłożenia i dostępności. Warto nie zapominać, by zabrać własny ręcznik, żel pod prysznic, inne środki higieny, kubek, sztućce itp. Dla osób ceniących wyższy standard, polecamy hotele.

SCHRONISKO WYSZYŃSKIEGO 23

Uczestnikom konferencji proponujemy odpłatny tani nocleg w pobliskim Szkolnym Schronisku Młodzieżowym (www/Fb od 01.09.2019 przy Zespole Szkół Zawodowych nr 1 im. M. Skłodowskiej-Curie przy ul. Słowiańskiej w Brzegu www/Fb, do 31.08.2019 przy Zespole Szkół Ekonomicznych w Brzegu www/Fb, są to jednostki organizacyjne Powiatu Brzeskiego) na ul. Kard. Wyszyńskiego 23 (dawny budynek internatu ekonomika i ZUS, obecnie należący do powiatu, z zewnątrz zielony; od zamku ok. 1 km / ok. 15 minut spacerem; tyleż od dworca kolejowego; por. mapa). Pokoje noclegowe są na III piętrze (jest winda na zgłoszenie przez recepcję/ochroniarzy), kilka dodatkowych miejsc w minimalnie niższym standardzie od 2019 r. jest także na parterze.

Schronisko zostało zaadaptowane kilka lat temu, w związku z czym standard jest dobry, niemal hotelowy. W schronisku pokoje są generalnie 2-osobowe. W każdym pokoju jest własna łazienka (toaleta, umywalka, kabina prysznicowa), telewizor, okno na ulicę (drogę powiatową, ale nieruchliwą) albo park i stadion. Schronisko posiada za budynkiem obszerny parking samochodowy. Na terenie schroniska jest samoobsługowa kuchnia z pełnym wyposażeniem (możliwe posiłki we własnym zakresie, sklepik spożywczy jest przy bramie w stronę parku albo nieopodal na rogu ul. Piłsudskiego i ul. Kard. Wyszyńskiego), z której można skorzystać zwłaszcza na śniadania rano i kolacje wieczorem (jako alternatywa, wstęp lub przedłużenie do oficjalnego wieczornego programu). Niedaleko schroniska znajduje się duży park, jak również zamek piastowski i centrum miasta. Budynek posiada windę (zgłoszenia przez recepcję/ochroniarzy) w lewym skrzydle patrząc od ulicy, a wejście na wieczorną salą bankietową na parterze znajduje się w prawym skrzydle patrząc od ulicy, zatem komunikacja schroniska z salą bankietową wymaga pokonania długiego korytarza.

Nocleg w schronisku dla uczestników konferencji to ujednolicona stawka 30 zł od osoby za noc (podczas gdy regularne ceny w schronisku to 45 zł dla osób dorosłych; zniżki dzięki zgodzie Zarządu Powiatu Brzeskiego, przy patronacie Starosty Powiatu Brzeskiego – DZIĘKUJEMY!☺). W schronisku jest łącznie do 50 miejsc, dlatego nie gwarantujemy, że każdy się tam dostanie. W rezerwacji pośredniczy stowarzyszenie (rejestracja / płatności).

Do 2018 r. korzystaliśmy do 47 miejsc, w 2019 r. do 48 miejsc, w 2020 r. 50 miejsc.

GROBLI 5

Uczestnikom konferencji proponujemy odpłatny tani nocleg w pobliskim obiekcie noclegowym przy ul. Grobli 5 w Brzegu, między korytem rzeki Odry a kanałem Odry. Wjeżdżając drogą krajową nr 39 od północy z Warszawy — skręt przed mostem w lewo. Wyjeżdżając z zamku i miasta DK 39 na północ/Warszawę — za mostem w prawo. Obiekt znajduje się od zamku ok. 500 m / ok. 5 minut spacerem; z dworca ok. 30 minut spacerem; por. mapa.

Pokoje na kilku piętrach zostały wyremontowane niedawno, w związku z czym standard jest dobry, niemal hotelowy. Na Grobli 5 pokoje są 2-osobowe, a kilka jest 3-osobowych. W każdym pokoju jest własna łazienka (toaleta, umywalka, kabina prysznicowa), telewizor, okno (jedna strona budynku daje widok na rzekę Odrę i niebawem plażę). Przed budynkiem zaparkuje kilka(naście) samochodów, ale samochód można zostawić na innych parkingach, z których można przejść pieszo. Na terenie budynku na pierwszym piętrze od 2016 r. jest samoobsługowa kuchnia z pełnym wyposażeniem (możliwe posiłki we własnym zakresie, sklepik spożywczy jest przy moście). Budynek nie ma windy, ale jeden pokój jest zlokalizowany na parterze.

Nocleg na Grobli 5 to ujednolicona stawka 43 zł od osoby za noc (podczas gdy regularne ceny są wyższe). Dostępnych jest 51 miejsc, dlatego nie gwarantujemy, że każdy się tam dostanie, ani że wszystkie pokoje będą 2-osobowe. W rezerwacji pośredniczy stowarzyszenie (rejestracja / płatności).

W latach 2015–2018 korzystaliśmy z Grobli po stawce 40 zł do łącznie 70 miejsc (z pokojami 4-osobowymi, z których zrezygnowaliśmy w 2019 r.).

SKARBIMIERZ-OSIEDLE UL. PARKOWA 1

Niektórym uczestnikom konferencji proponujemy odpłatny tani nocleg w obiekcie noclegowym przy ul. Parkowej 1 w Skarbimierzu-Osiedlu 49-318 (WWW/Facebook), tuż pod Brzegiem na południe. Wjeżdżając drogą krajową nr 94 od Wrocławia/Opola — jedziemy obwodnicą (nie wjeżdżamy do miasta), skręt na rondzie na obwodnicy na Skarbimierz. Obiekt znajduje się od zamku ok. 4,5 km / ok. 8 minut samochodem (godzinę spacerem, jest już chodnik; por. mapa). Dlatego nocleg sugerujemy grupom i osobom zmotoryzowanym z pojazdem własnym lub taksówką.

Pokoje na kilku piętrach zostały wyremontowane niedawno, w związku z czym standard jest dobry, niemal hotelowy. Pokoje są 2, 3 i 4-osobowe, niektóre z własną łazienką, inne ze wspólną dla 2 lub 4 pokojów. Przy budynku jest miejsce na zaparkowanie samochodów.

Ten nocleg poprzez SOG to 50 zł od osoby za noc w pokoju 2-osobowym z łazienką albo 35 zł od osoby za noc w pozostałych pokojach. Dostępnych jest do 24 miejsc. W rezerwacji pośredniczy stowarzyszenie (rejestracja / płatności).

HOTELE

Jeżeli warunki (brak obsługi hotelowej, pokoje wieloosobowe) komuś nie odpowiadają, osoby potrzebujące noclegu mogą go sobie same zapewnić, na własny koszt, w innych obiektach hotelowych w Brzegu (mapa):

PRYWATNE

Inne pensjonaty i kwatery do własnego rozeznania:

W razie problemów, pomożemy w rezerwacji i na miejscu w miarę możliwości. W przypadku korzystania z noclegów innych niż przez stowarzyszenie, również prosimy o taką informację przy rejestracji lub później.

Do Pensjonatu Zofia dojazd drogą krajową nr 94 od Wrocławia/Opola — z obwodnicy wjeżdżamy do miasta od strony Opola przy Pawłowie; dalej skręcamy z ul. Łokietka w ul. Fabryczną, a następnie Rzemieślniczą. Obiekt znajduje się od zamku ok. 2 km / ok. 7 minut samochodem; z dworca ok. kwadrans spacerem; por. mapa. Pokoje są 2 i 4-osobowe, kilka jest 1-osobowych. Przy budynku jest miejsce na zaparkowanie samochodów. Od 2019 r. nie pośredniczymy w rezerwacji w tym obiekcie. Można próbować samemu.

INNI POŚREDNICY

Możliwe rezerwacje online (poza obiektami stowarzyszenia), np. Booking / Trivago / TripAdvisor / eTurysta.pl.

.

BAGAŻE

Większe bagaże proponujemy zostawić w miejscach noclegowych przed rozpoczęciem konferencji od razu po przyjeździe, najlepiej w piątek, ale także chociażby w sobotę rano przed konferencją. Będzie to możliwe również w sobotę po pierwszym dniu konferencji, a przed wieczorną częścią programu. Oczywiście na zamku będzie dostępna szatnia.


WYŻYWIENIE

Trzydniowa konferencja to także obiady, śniadania, kolacje, przerwy kawowe… Poza tym, nie pozwolimy nikomu umrzeć z głodu tylko prosimy o odpowiednią informację.

OBIADY

W godzinach i czasie podanych w programie, przewidziana jest przerwa obiadowa w sobotę, a dla chętnych również w niedzielę:

  • proponujemy odpłatny obiad w formie stołu (bufetu) szwedzkiego (katering serwowany z kociołków i podgrzewaczy) w Szkole Podstawowej przy ul. Oławskiej 2, bardzo blisko zamku, ok. 300 m / do 5 minut spacerem (podobnie jak zlikwidowana Ratuszowa, ale w przeciwną stronę)
  • koszt każdego obiadu (kuponu na dany dzień) to 35 zł (PLN) od osoby
  • obiady będą podawane ciepłe (bez konieczności zamawiania i dłuższego oczekiwania) w trakcie przerwy obiadowej, o godzinie podanej w programie
  • obiady będą wydawane za okazaniem specjalnie oznakowanego kuponu zawierającego oznaczenie dnia; ich odbiór w sekretariacie konferencji (miejsce i czas tam podane)
  • obiad na dany dzień należy wybrać od razu w trakcie rejestracji, a po uzgodnieniu i potwierdzeniu przez obie strony ― opłacić przelewem w terminie tam podanym
  • jeżeli przed konferencją nie wyczerpie się limit liczby porcji obiadów, to uczestnicy, którzy nie wybrali lub nie opłacili wcześniej obiadu, dalej będą mogli to uczynić w sekretariacie konferencji (miejsce i czas tam podane), wówczas płatność tylko gotówką (posiadanie wyliczonej kwoty ułatwi rozliczenie) — zazwyczaj jednak limit wyczerpuje się przed konferencją; żadna restauracja/katering nie posiada możliwości natychmiastowego obsłużenia jednocześnie nieskończonej liczby klientów
  • ponieważ katering odbywa się bez własnej kuchni w miejscu podawania, od 2018 r. NIE ma możliwości samodzielnego indywidualnego domówienia czegoś, czego nie podano w opisie poniżej
  • oznaczenia i zawartość obiadów w formularzu rejestracji
  • dla dociekliwych i ku własnej pamięci, archiwum z poprzednich lat

KUPONY OBIADOWE

2020 CDN… Por. archiwum.

INNE LOKALE GASTRONOMICZNE

Jeżeli warunki (np. lokalizacja, menu, ceny) komuś nie odpowiadają, albo po wyczerpaniu limitów — osoby chcące zjeść obiad w przerwie obiadowej konferencji mogą go sobie same zapewnić we własnym zakresie i na własny koszt (bez pośrednictwa stowarzyszenia, ewentualnie tylko z małą pomocą w postaci indywidualnego pokierowania, co i gdzie jest dostępne) w innym lokalu (obiekcie) gastronomicznym na terenie Brzegu, np.

  • restauracja Arte na pl. Zamkowym 8 bezpośrednio przy muzeum,
  • restauracja i bar B Hotel Centrum Brzeg przy ul. Wrocławskiej 5 naprzeciwko muzeum,
  • bar Piccolo przy ul. Długiej 45,
  • bar mleczny przy ul. Długiej 41,
  • bar Pierożek przy ul. Długiej 3,
  • (szukaj dalej)
  • restauracja Ratuszowa i bar Celina na rynku zlikwidowane/zamknięte (2018)

Należy jednak pamiętać, że przejścia lub przejazdy w obie strony oraz oczekiwanie na przygotowanie dań, mogą skrócić efektywne wykorzystanie limitowanego czasu przerwy obiadowej. W razie problemów, pomożemy w miarę możliwości.

WIECZORY/INTEGRACJA

  • dla chętnych uczestników konferencji, zapisanych przy rejestracji (lub w sekretariacieale wówczas nie gwarantujemy miejsc siedzących), wieczorami w piątek i sobotę wieczorna część programu w sali bankietowej przy ul. Kard. Wyszyńskiego 23 w Brzegu (na parterze pod schroniskiem)
  • nienocujących w schronisku (lecz w innych obiektach), a uprzednio zapisanych na wieczory, również zapraszamy do przybycia
  • uczestników wieczorów prosimy o przyniesienie ze sobą na kolację własnych posiłków lub regionalnych przysmaków do wspólnego poczęstunku ☺ (inaczej niż w niektórych latach, obecnie nie planujemy zorganizowanej kolacji)
  • wieczorami dyskusje i autoprezentacja uczestników i naszych genealogicznych badań, poszukiwań i zainteresowań
  • program określa godzinę rozpoczęcia, zakończenia i proponowany przebieg
  • tak, potwierdzamy, będą dwa takie dodatkowe wieczorowe spotkania: pierwsze w piątek, drugie w sobotę

Ze względów organizacyjnych wstęp na salę bankietową pod schroniskiem — tylko dla uczestników zapisanych przy rejestracji lub w sekretariacie konferencji, aż do wyczerpania limitu liczby miejsc. Mimo to prosimy o zrozumienie zasad wstępu ☺

ŚNIADANIA/KOLACJE

Kolacje (alternatywnie zamiast integracyjnych na sali bankietowej, patrz wyżej) oraz śniadania we wszystkie dni można zjeść kameralnie lub indywidualnie we własnym zakresie i na własny koszt w miejscu noclegu, np. w samoobsługowej kuchni znajdującej się na terenie niektórych obiektów noclegowych (schroniska przy ul. Kard. Wyszyńskiego 23, obiektu noclegowego przy ul. Grobli 5, w Skarbimierzu, innych prywatnych kwaterach), tudzież w porywach przy dużym obłożeniu takich kuchni ― na przyległym korytarzu. Nieopodal obiektów noclegowych są sklepy spożywcze — obok schroniska na rogu ul. Wyszyńskiego i Piłsudskiego; tuż za mostem dla osób z Grobli. Na ul. Długiej są bary mleczne, można przed ich zamknięciem coś indywidualnie nabyć, a odgrzać chociażby w mikrofalówce w kuchni.

Ewentualnie w hotelach można skorzystać z restauracji hotelowej albo samemu przejść się do innej restauracji na mieście (por. wyżej). Nie ma większego zainteresowania zorganizowanymi odpłatnymi śniadaniami w restauracji, dlatego nic szczególnego nie proponujemy. Jeżeli jednak mimo to chcesz mieć pewność, że restauracja rano będzie otwarta, prosimy o skontaktowanie się bezpośrednio z wybraną restauracją/hotelem.

W trakcie kolacji jak i śniadań, oczywiście możliwe dyskusje z innymi osobami nocującymi w tym samym miejscu. Ponieważ konferencja w obu dniach zaczyna się rano, dla niektórych być może dość wcześnie (godz. 10:00, patrz program), na wszelki wypadek dodamy, że śniadanie trzeba zjeść… odpowiednio wcześnie

ALERGIE i DIETY

Osoby uczulone na specyficzne pokarmy lub które z innych przyczyn wymagają określonego żywienia, unikania określonych pokarmów (dieta bezglutenowa, diabetycy, wegetarianie itp.) albo innych godzin posiłków, prosimy wcześniej upewnić się, że obiady odpowiadają wymaganiom/potrzebom. Niektóre składniki obiadów są szczególnie dedykowane wegetarianom.


OPŁATY

Samo uczestnictwo w konferencji jest nieodpłatne, a wstęp na zamkową salę wykładową jest wolny. Nie wymaga to rejestracji. Stowarzyszenie ani inni organizatorzy z tego tytułu nie pobierają żadnych opłat.

Każdy uczestnik sam sobie (lub wespół z innymi genealogami, np. w ramach regionalnych towarzystw genealogicznych, por. SzukajPrzodka, Wikipedia, wykaz ŚTG) organizuje i opłaca dojazd na konferencję i powrót. Podobnie jeżeli chodzi o znalezienie miejsca na parkowanie samochodu (od 2016 r. zniesiono strefę płatnego parkowania).

Dla przyjezdnych stowarzyszenie odpłatnie (non-profit po kosztach, nic na tym nie zarabiamy! wszystko oddajemy usługodawcom) zapewnia możliwość m.in. noclegu i obiadów. Każdy płaci sam za siebie. Stowarzyszenie zbiorczo pośredniczy względem wybranych usługodawców, dzięki czemu możemy uzyskać atrakcyjniejsze ceny i warunki organizacyjne. W przypadku wybrania naszego noclegu lub obiadu, rezerwację / zamówienie i zapłatę tudzież meldunek, dla wszystkich załatwia stowarzyszenie — prosimy NIE próbować rezerwować samemu miejsca w zabukowanym przez nas obiekcie noclegowym czy restauracji. Kwoty podano przy opisie poszczególnych usług. Uczestnicy mogą korzystać również z innych miejsc noclegów i posiłków, we własnym zakresie (bez pośrednictwa stowarzyszenia, ewentualnie tylko z małą pomocą w postaci indywidualnego pokierowania, co i gdzie jest dostępne).

Uczestnicy konferencji mogą zgłosić potrzebę noclegu i obiadu oraz faktury przy internetowej rejestracji uczestnictwa w konferencji. Bezpośrednio po wysłaniu rejestracji uczestnik otrzymuje automatyczne potwierdzenie rejestracji. W celu ostatecznego uzgodnienia dostępności i płatności indywidualnie kontaktujemy się z każdym zarejestrowanym. Staramy się czynić to w ciągu miesiąca od rejestracji, a od 1 września br. w ciągu kilku dni roboczych po rejestracji, lub szybciej. Kontaktujemy się według danych kontaktowych uczestnika podanych przy rejestracji na dany rok. Prosimy nie wpłacać samemu bez indywidualnego ostatecznego uzgodnienia dostępności i płatności. Nocleg i obiady rezerwujemy w kolejności zgłoszeń, z uwzględnieniem ostatecznych indywidualnych uzgodnień i wpłat.

Prosimy o zapłatę w ciągu 2 tygodni od indywidualnego uzgodnienia dostępności i płatności (ale nie od rejestracji / automatycznego potwierdzenia) całej uzgodnionej kwoty w złotówkach (PLN) na konto bankowe stowarzyszenia (numer ten zostanie też wysłany dopiero w indywidualnym uzgodnieniu, jest tożsamy z poniższym). W przypadku rejestracji i zmian blisko terminu konferencji, wszelkie rozliczenia przyjmujemy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem konferencji.

76 1050 1504 1000 0090 3063 0223

Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy
ul. Piastowska 18-20 (WBP), 45-081 Opole

potrzebujesz IBAN / BIC / SWIFT?

W tytule przelewu proszę wpisać przynajmniej „konferencja” lub „OKG”. W razie wątpliwości (np. inny nadawca przelewu) prosimy dopisać nazwiska opłacanych uczestników, zwłaszcza w razie wpłacania w placówkach pocztowych lub przez pośredników. Jeżeli kogoś nie stać na wpłacenie całej należności od razu, lecz w ratach, prosimy wcześniej o kontakt. Podobnie w razie dalszych/innych pytań. Po rejestracji prosimy cierpliwie czekać na indywidualny kontakt i uzgodnienie z naszej strony

Jeżeli przed konferencją nie wyczerpie się limit liczby porcji obiadów, to uczestnicy, którzy nie wybrali lub nie opłacili wcześniej obiadu, dalej będą mogli to uczynić w sekretariacie konferencji (miejsce i czas tam podane), wówczas płatność tylko gotówką (posiadanie wyliczonej kwoty ułatwi rozliczenie) — zazwyczaj jednak limit wyczerpuje się przed konferencją; żadna restauracja/katering nie posiada możliwości natychmiastowego obsłużenia jednocześnie nieskończonej liczby klientów. Wówczas można samemu udać się do innego lokalu gastronomicznego.

W przypadku wycieczki po mieście Brzegu, w latach 2016-2019 jest nieodpłatna dla uczestników konferencji (finansowanie po stronie organizatorów).

Opłaty za noclegi i obiady stanowią tylko część budżetu konferencji, która powstaje dzięki pracy społecznej członków i wolontariuszy Stowarzyszenia Opolscy Genealodzy i nakładom wszystkich organizatorów, przy wsparciu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, dzięki czemu konferencja wciąż może być nieodpłatna dla uczestników. Konferencję i działalność stowarzyszenia można wesprzeć np. darowizną.


ZWIEDZANIE/WYCIECZKA

W programie konferencji przewidujemy nieodpłatne zwiedzanie samego zamku/muzeum, ale dla chętnych możliwa jest również około godzinna spacerowa wycieczka po mieście Brzegu w postaci pieszego zwiedzania zabytków i atrakcji turystycznych miasta Brzeg z przewodnikiem PTTK. Do wyboru są 2 godziny/grupy zwiedzających:

  • w sobotę po obiedzie od godz. 16:00, alternatywnie do wykładów i zwiedzania samego zamku/muzeum
  • w sobotę po wykładach od godz. 18:00, alternatywnie do zwiedzania samego zamku/muzeum
  • w niedzielę przed wykładami od godz. 08:30

Zbiórka na zwiedzanie miasta pod bramą zamku. Zapisy na wszystkie grupy zwiedzających w trakcie rejestracji lub w sekretariacie konferencji. Grupy mogą liczyć maksymalnie 20-30 osób. Zastrzegamy możliwość zmian w podanych godzinach oraz miejscu zbiórki, ostateczne zostaną podane na konferencji.

  • w latach 2016-2019 zwiedzanie bezpłatne dla uczestników (finansowanie przewodników po stronie organizatorów)
  • w 2015 r. na symboliczne dobrowolne podziękowanie dla przewodników zrzucali się gotówką sami jego uczestnicy (po ok. 5–10 zł od osoby, nie pobieraliśmy wcześniejszych opłat); były 2 grupy: sobota 18:30 albo niedziela 14:30 po obiedzie

REJS ODRĄ

W latach 2015–2017 zainteresowani uczestnicy konferencji mogli odpłatnie odbyć rejs statkiem-łodzią-barką po rzece Odrze. Od 2018 r. nie ma żadnych czynnych stałych rejsów po Odrze w Brzegu w czasie konferencji.


INFORMACJE DODATKOWE

  • Stowarzyszenie organizuje odpłatne usługi w ramach odpłatnej działalności pożytku publicznego zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688, z późn. zm.), tj. w całości po obcych kosztach, bez zysku, non-profit. Nie prowadzimy działalności gospodarczej i nie jesteśmy wpisani do rejestru przedsiębiorców.
  • Dlatego nie stosuje się do nas obowiązków&uprawnień na linii konsument-przedsiębiorca, zwłaszcza dotyczących zawierania umów na odległość i możliwości odstąpienia ze zwrotem środków — zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2019 r. poz. 134, z późn. zm.), w związku z art. 22¹, art. 43¹ i art. 546¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Tym nie mniej, zawsze indywidualnie uzgadniamy dostępność i płatność z zarejestrowanymi uczestnikami konferencji. W razie rezygnacji uczestnika, staramy się wypełnić luki innymi chętnymi, o ile się znajdą, tak by była możliwość zwrotu nieponiesionych jeszcze kosztów. Zastrzegamy jednak, że poniesionych przez nas kosztów już nie zwracamy.
  • Konferencja z pobytem (noclegiem i obiadami) nie stanowi imprezy turystycznej ani powiązanych usług turystycznych, bowiem nie organizujemy podróży; głównym celem nie jest samo zakwaterowanie a edukacja, nauka i kultura; impreza jest okazjonalna, na zasadach niezarobkowych i obejmuje wyłącznie ograniczoną grupę osób — zgodnie z art. 3 pkt 1 w związku z art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 548, z późn. zm.).
  • Targi genealogiczne w niedzielę, niezależnie od innych wyłączeń, są dozwolone na zasadzie placówki handlowej organizowanej wyłącznie na potrzeby innej imprezy okolicznościowej lub tematycznej (konferencji) — na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (Dz. U. z 2019 r. poz. 466, z późn. zm.).
  • Wystawiane przez nas re-faktury dokumentują księgowo dostawę towarów lub świadczenie usług (np. noclegowych, gastronomicznych), ale nie są to faktury VAT. Kwot naliczonego podatku od towarów i usług nie odliczysz (nie obniżysz) od takiegoż podatku należnego. Natomiast możesz być uprawniony do uwzględnienia wydatku w poniesionych przez siebie kosztach działalności. Nasze towary&usługi są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 33 lit. a w związku z ust. 18 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.) oraz interpretacją ogólną Ministra Finansów z 17.04.2015 nr PT1.8101.6.2015.KCO.PT1.130.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH


W SKRÓCIE:
  • przetwarzamy niektóre Państwa dane osobowe, podlegają one ochronie, dlatego mają Państwo pewne uprawnienia, o czym mamy obowiązek informować zgodnie z RODO (skrót wyjaśniony na koniec);
  • za dane osobowe odpowiada Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy;
  • dlaczego w ogóle potrzebujemy jakichś danych? ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, tj. głównie dla udziału w działalności stowarzyszenia i jej dokumentowania oraz realizacji obowiązków prawnych;
  • osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa do: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania i skargi do Prezesa UODO, a w zależności od kontekstu, może przysługiwać również prawo do: ich usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody lub przeniesienia; jednakże nie profilujemy Osób wg danych.

Zgodnie z prawem informujemy, iż:
  • ADMINISTRATOREM danych osobowych jest Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy z siedzibą w Opolu przy ul. Piastowskiej 18–20 (WBP), 45-081 Opole; KRS 0000558917 NIP 7543093593 REGON 361591180 PKD (2007) główne 94.99.Z; wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Opolu i nadzorowane przez Prezydenta Opola; dane kontaktowe (email, telefon) na stronie https://genealodzy.opole.pl/kontakt
  • ze względu na małą skalę i zagrożenia, administrator nie musiał i nie wyznaczył INSPEKTORA ochrony danych (IOD, ang. DPO data protection officer), a wszystkie obowiązki zapewniają władze (zarząd, w tym prezes) stowarzyszenia, z którymi można kontaktować się jak wskazano już wyżej;
  • podanie danych osobowych jest zawsze DOBROWOLNE (możesz nie wpisać danych, odmówić ich podania), aczkolwiek zazwyczaj jest niezbędne (konieczne) do realizacji wskazanego celu przetwarzania, którego osiągnięciem zazwyczaj też może Pani/Pan być zainteresowany/-a;
  • odbieranie/przesyłanie i czasowe przechowywanie danych wprowadzanych do formularzy na serwerach naszej witrynie internetowej (hosting www+email+bazy danych), jak również przetwarzanie danych w prywatnym lokalnym serwerze chmury usług i danych (NAS) zostało POWIERZONE członkowi zarządu–sekretarzowi, tj. dla stowarzyszenia zapewnia je Maciej Róg; w zakresie hostingu, czyni to za pomocą podpowierzenia profesjonalnej firmie hostingowej H88 S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań, KRS 0000612359, NIP 7822622168 (właściciela m.in. marek: Superhost, Ogicom, Hekko), która może posługiwać się (np. w ramach alokacji kopii zapasowych i użytkowych) innymi współpracującymi firmami na terenie Unii Europejskiej (Beyond.pl sp. z o. o. Polska, TK Telekom sp. z o.o. Polska, Hetzner Online GmbH Niemcy+Finlandia, LeaseWeb Netherlands B.V. Holandia, Host Europe GmbH Polska, Inten Polska, KEI.PL sp. z o.o. Polska) — firmy te są konieczne tylko do utrzymywania zasobów sprzętowych i nie korzystają z treści danych do żadnych własnych celów (np. nie dzwonią telefonicznie ani nie wysyłają mejli na adresy podane stowarzyszeniu w formularzach ani nie przekazują ich innym podmiotom w takich celach); komunikacja z hostingiem/NAS odbywa się bezpiecznym szyfrowanym certyfikatami TLS/SSL
  • w przypadku DZIECI, wymagana jest zgoda prawnego opiekuna, zazwyczaj rodzica;
  • mają Państwo prawo do wniesienia SKARGI do krajowego organu nadzorczego, tj. w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO; dawniej: Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych GIODO); dane kontaktowe na stronie uodo.gov.pl;
  • zawsze przysługują Państwu PRAWO do żądania dostępu do danych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania; w zależności od kontekstu, może przysługiwać również prawo do ich usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody lub przeniesienia; jednakże nie profilujemy Osób wg danych;

  • konferencja jest IMPREZĄ PUBLICZNĄ — jej uczestnicy (prelegenci, wystawcy, personel – ich wizerunki-twarze) będą publicznie widoczni na zdjęciach i nagraniach (także transmitowanych na żywo) w internecie i materiałach promocyjnych (drukowanych) organizatorów konferencji, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych; udział w konferencji oznacza zgodę na takie jej warunki;

  • Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego, każdy uczestnik sam za siebie odpowiada za SZKODY w mieniu (np. w zamku-muzeum, kateringu, noclegu) lub osobiste (np. uczestników), gdyby je wyrządził swoim działaniem lub zaniechaniem;

  • w tym kontekście:

    1. Dane UCZESTNIKÓW działalności stowarzyszenia (spotkań, konferencji, konkursów itp. – słuchacze, dyskutujący, prelegenci, wystawcy, wolontariusze, personel organizatora itd.) przetwarzane są w celu umożliwienia i rozliczenia udziału w tej działalności oraz do samego jej utrwalania (dokumentowania). Udział oznacza potwierdzenie lub wcześniejsze zapowiedzenie obecności-udziału, także w usługach dodatkowych (zwłaszcza na konferencji: noclegi, posiłki, wycieczki itp.). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (tj. do wykonania umowy lub podjęcia działań ją poprzedzających na żądanie osoby), tamże lit. a (tj. zgoda uczestnika na przetwarzanie danych osobowych) oraz tamże lit. f (tj. prawnie uzasadnione interesy: utrwalanie imienia, nazwiska, miejscowości i wizerunku w ramach przebiegu działalności stowarzyszenia ma społeczną doniosłość, stanowi dobro kultury i dziedzictwa narodowego, narodowy zasób archiwalny). Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu, po którym może nastąpić ich usunięcie, to nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia po zakończeniu udziału w danej działalności (ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych art. 23 ust. 1 lit. j RODO, ich przedawnienie art. 118 Kodeksu cywilnego); ponadto w przypadku utrwalania (dokumentowania) działalności stowarzyszenia, usunięcie nie nastąpi wcześniej niż wraz z jego likwidacją; później może stanowić dobro kultury i dziedzictwo narodowe (§ 6 pkt 5 i § 9 ust. 2 pkt 2 statutu, art. 4 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) oraz przechowywane wieczyście materiały archiwalne przechodzące z ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego do państwowego zasobu archiwalnego (art. 3, art. 42 ust. 2, art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Źródłem danych są sami uczestnicy (zgłoszenia w naborze prelegentów i wystawców, rejestracje pobytu, listy obecności, zdjęcia i nagrania organizatorów i uczestników itp. – spotkań, konferencji, konkursów itp.). Możliwe jest, że otrzymamy o kimś dane od innych współuczestników (np. grupa z liderem koordynuje rejestrację pobytu, noclegi i posiłki na konferencji lub wycieczce; nauczyciel lub rodzic przekazuje dane uczniów na konkurs za ich zgodą). Dane uczestników mogą być ujawniane zewnętrznym odbiorcom tylko w celu realizacji woli uczestnika w zakresie pośredniczenia w noclegach, posiłkach lub wycieczkach (do podmiotu prowadzącego nocleg, realizującego wycieczkę — w celu ich rozliczenia, np. meldunek, klucz, szkody; do proponowanych współtowarzyszy celem dokwaterowania do liczby łóżek w pokoju). Uczestnicy konferencji (tylko obywatele Unii Europejskiej) dodatkowo mogą chcieć, by za ich wyraźną zgodą kontaktować ich ze sobą, jeśli są zainteresowani wspólnymi nazwiskami/obszarami. Ponadto organom władzy publicznej (np. ścigania) mogą być ujawniane w przypadkach wyraźnie usankcjonowanych przepisami prawa. Uczestnikom działalności stowarzyszenia przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania. W zakresie umożliwienia i rozliczenia udziału w działalności, dopóki rejestracja nie została zamknięta, jej uczestnikom przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania i cofnięcia zgody, a jeżeli otrzymaliśmy dane w formularzu internetowym (dotyczy m.in. konferencji) – również do przenoszenia danych. Uczestnicy imprez publicznych w ramach działalności stowarzyszenia (wizerunek-twarze publiczności, personelu, występujących) mogą być publicznie widoczni na zdjęciach i nagraniach w internecie i materiałach promocyjnych (drukowanych) stowarzyszenia zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Udział w działalności stowarzyszenia wymaga zgody na takie jej warunki.


  • w tym kontekście:

    1. Dane kontrahentów przetwarzane są w celach rozliczeń FINANSOWYCH (w tym rachunkowych, księgowych, podatkowych, budżetowych). Podstawa prawna: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 6 ust. 1 lit. c RODO (tj. obowiązki prawne ciążące na administratorze: rachunkowe, podatkowe, ubezpieczeniowe). Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu to okres przechowywania ksiąg rachunkowych i podatkowych do likwidacji stowarzyszenia, nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia (ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych, podatkowych i innych publicznoprawnych art. 23 ust. 1 lit. j RODO, ich przedawnienie art. 118 Kodeksu cywilnego, art. 70 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). Źródłem danych są banki (wyciągi i historia rachunku stowarzyszenia) i sami kontrahenci (faktury, rachunki, umowy, KP, PK i inne dokumenty księgowe), przy czym osoby z innych zbiorów (np. członkowie, uczestnicy) mogą pośredniczyć cudzym rachunkiem bankowym (np. osoby bliskiej). Dane kontrahentów nie są ujawniane zewnętrznym odbiorcom (rachunkowość prowadzi upoważniony członek stowarzyszenia), natomiast na podstawie odrębnych przepisów dane są ujawniane bankowi w celu realizacji operacji gospodarczych. Ponadto organom władzy publicznej (np. skarbowym, ścigania) mogą być ujawniane w przypadkach wyraźnie usankcjonowanych przepisami prawa. Kontrahentom przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania. Nie przysługuje prawo do cofnięcia zgody, bowiem nie ona jest prawną podstawą przetwarzania danych (lecz obowiązki administratora).


  • w tym kontekście:

    1. Dane DARCZYŃCÓW przetwarzane są w celu ich rozliczenia (tj. przeznaczenia na wskazaną działalność pożytku publicznego lub inne cele statutowe). Podstawą prawną jest ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 6 ust. 1 lit. c RODO (tj. obowiązki prawne ciążące na administratorze: wzajemne obowiązki i uprawnienia darczyńcy i obdarowanego stowarzyszenia, obowiązki podatkowe warunkujące zwolnienie z podatku CIT). Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu to okres przechowywania ksiąg podatkowych do likwidacji stowarzyszenia, nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia (ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych, podatkowych i innych publicznoprawnych art. 23 ust. 1 lit. j RODO, ich przedawnienie art. 118 Kodeksu cywilnego, art. 70 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). Źródłem danych są banki (wyciągi i historia rachunku stowarzyszenia) i sami darczyńcy (KP, PK i inne dokumenty księgowe), przy czym osoby z innych zbiorów (np. członkowie, uczestnicy) mogą pośredniczyć cudzym rachunkiem bankowym (np. osoby bliskiej). Dane darczyńców nie są ujawniane zewnętrznym odbiorcom, natomiast na podstawie odrębnych przepisów dane mogą być ujawniane bankowi w celu realizacji operacji gospodarczych. Ponadto organom władzy publicznej (np. skarbowym, ścigania) mogą być ujawniane w przypadkach wyraźnie usankcjonowanych przepisami prawa. Darczyńcom przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania. Nie przysługuje prawo do cofnięcia zgody, bowiem nie ona jest prawną podstawą przetwarzania danych (lecz obowiązki administratora).


Powyższe wynika z art. 13–14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 str. 1 oraz L 127 z 23.05.2018 str. 2), zwanego w Polsce „RODO”, z ang. „GDPR” (general data protection regulation). Zasady wnoszenia skargi do organu nadzorczego, kontroli, odpowiedzialności i kar — regulują art. 60–108 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (w przyszłości mogą pojawić się zmiany ww. przepisów). Stowarzyszenie posiada własną dokumentację ochrony danych osobowych, o charakterze poufnym w zakresie zabezpieczeń. Ilekroć jest mowa o celach i działalności (w tym kodach PKD), są one u nas określone statutem zatwierdzonym przez sąd. Ochrona danych osobowych jest związana z prawem do prywatności, ochroną dóbr osobistych, wizerunku (twarzy) i innych praw autorskich (copyright) oraz bezpieczeństwem informacji.