● inne podstrony (powrót do menu nawigacyjnego) konferencji ●
● zaproszenie ● zasady ● FORMULARZ NABORU ● dane osobowe ● archiwum ●

Z pokorą, szacunkiem i zrozumieniem przyjmujemy do wiadomości, że nie wszyscy odnajdują się w formularzu ogólnym, w którym można zgłaszać wystąpienia zarówno te „do mikrofonu”, jak i te przy stoisku targowym. Dlatego wychodzimy naprzeciw i udostępniamy formularz ograniczony tylko do targów. Nie ma znaczenia, z którego formularza się zgłaszacie na stoiska targowe.

ZAPROSZENIE – CALL FOR PAPERS

Opolscy Genealodzy prowadzą otwarty nabór i zapraszają do zgłaszania się — na stoiska targowe na odbywającej się corocznie od roku 2014 konferencji genealogicznej Geneami na terenie Zamku Piastów Śląskich w Brzegu, którą współorganizują: Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy, Archiwum Państwowe w Opolu, Wojewódzka Biblioteka Publiczna im. E. Smołki w Opolu oraz gospodarz miejsca, Muzeum Piastów Śląskich w Brzegu. Jak dotąd, konferencja realizowana jest przy patronacie – wsparciu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Adresatem niniejszego zaproszenia są w szczególności pracownicy dydaktyczni, studenci i pracownicy archiwów, bibliotek, muzeów i uczelni, przedstawiciele stowarzyszeń i firm, pisarze, blogerzy i artyści oraz zawodowi lub prywatni (amatorscy) badacze i pasjonaci — zajmujący się genealogią lub świadczący usługi i tworzący dzieła, z których korzystają genealodzy, a którzy chcieliby zaprezentować się w trakcie konferencji w formie stoiska targowego. Jeśli masz tylko pomysł, ale bez zamiaru (możliwości) jego własnej realizacji, prosimy skontaktuj się z organizatorami lub zaproponuj to w uwagach w przedkonferencyjnej rejestracji pobytu uczestnika lub ankiecie pokonferencyjnej.

ZASADY

Zgłoszenia przyjmujemy za pomocą poniższego formularza, natomiast odrębnie można rejestrować swój pobyt z możliwością zamówień na odpłatne obiady i noclegi, tudzież wieczory i atrakcje dodatkowe. Nabór na targi jest prowadzony w trybie ciągłym całorocznie. Na najbliższą konferencję przyjmujemy zgłoszenia zazwyczaj do miesiąca lub dwóch przed uruchomieniem rejestracji pobytu uczestników, później przyjmujemy zgłoszenia tylko rezerwowo lub na następną konferencję. Wyboru zgłoszeń dokonuje rada programowa organizatorów konferencji zazwyczaj kilka tygodni przed uruchomieniem rejestracji pobytu uczestników. Szczegółowe terminy podawane są bezpośrednio w formularzu poniżej.

Jeżeli nie będzie przeszkód (np. przez zakazy lub zalecenia epidemiologiczne), konferencja będzie stacjonarna w Brzegu na terenie zamku. W razie pojawienia się przeszkód, zastrzegamy możliwość konieczności zmian na formy zdalne (wszyscy internetowo) lub hybrydowe (niektórzy słuchacze i występujący stacjonarnie, pozostali zdalnie).

Każda konferencja trwa przez weekend (sobota w godz. od 10 do ok. 18, niedziela od 10 do ok. 14, a kto chce i może, przyjeżdża już w piątek ok. godz. 16–20).

Należy zaproponować konkretny tytuł, również dla stoisk targowych, bowiem trafią do informatora konferencji. Zastrzegamy możliwość uzgodnionych zmian tytułów pod potrzeby spójnego programu i informatora konferencji. Oczekiwane są stoiska zarówno o szerszym zakresie przeglądowo-porównawczym, jak i węższe, skupione na jednym z zagadnień danego obszaru tematycznego, danym obszarze geograficznym, okresie czy rodzie. Liczymy na propozycje interesujące, ciekawe, wartościowe i przydatne dla ogółu oraz na Waszą pomysłowość!

Uprzedzamy o dużym zainteresowaniu i ograniczonym: czasie, miejscu (liczbie stanowisk) i sprzęcie (istotne przy targach). Organizatorzy dopuszczają:

• do 15 stoisk targowych przez 1 lub 2 dni, trwających równolegle w trakcie programu sali głównej oraz/albo w przerwach (zabezpieczenie materiałów po stronie wystawiających się).

Zgłoszenie oznacza wyrażenie zgody na fotografowanie i nagrywanie (wideo), transmitowanie na żywo i upublicznienie (w tym głosu, wizerunku, wystąpienia i prezentacji) w internecie na witrynach organizatorów i w serwisach YouTube, Facebook, Instagram lub podobnych. Treść zgłoszeń przesłana z poniższego formularza naboru może być wykorzystana do udostępnianego uczestnikom drukowanego i elektronicznego informatora konferencyjnego.

Za wystawienie stoiska targowego organizatorzy nie przewidują opłat ani wynagrodzeń ani zwrotu kosztów podróży, zakwaterowania i wyżywienia. Każdy wystawca opłaca sobie noclegi i obiady na zasadach obowiązujących zwykłych uczestników (słuchaczy). Przewidujemy natomiast wdzięczność wśród licznych uczestników ☺

Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyboru ograniczonej liczby stoisk oraz uzgodnionych zmian w tytułach i czasie.

Targi zlokalizowane będą na zamkowych krużgankach (w epidemii na dziedzińcu, w razie złej pogody możliwa zmiana lokalizacji). Stoiskom organizatorzy udostępniają: energię elektryczną do laptopów; miejsce na baner; stół (stolik) lub jego połowę; jak również krzesło. Każdy zgłaszający powinien we własnym zakresie zapewnić stosownie do potrzeb zwłaszcza: własny laptop, listwę zasilającą (przedłużacz) oraz internet mobilny. Każdy sam pilnuje swojego dobytku, proponujemy obecność przy stoiskach w przerwach oraz po własnych wystąpieniach, ale możliwe jest udzielanie konsultacji również w tle innych wystąpień konferencyjnych.

W razie pozytywnego zakwalifikowania zgłoszenia przez radę programową konferencji, zgłaszający jest zobowiązany:

• zatwierdzić lub poprawić treść do informatora.

EPIDEMIA

Na pamiątkę oraz na wypadek nawrotu epidemii, zostawiamy zasady, jakie obowiązują w takim czasie.

FORMULARZ NABORU

Można wysłać zwykłą wiadomość e-mail, w szczególności w razie problemów technicznych z wysyłką formularza (nasze serwery nie lubią spamu, za co z góry przepraszamy) oraz aby uzyskać dodatkowe informacje. Adres e-mail zabezpieczony przed spamem jest podany w sekcji KONTAKT. Prosimy o dopisek: GENEAMI.

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

• przetwarzamy niektóre Państwa dane osobowe, podlegają one ochronie, dlatego mają Państwo pewne uprawnienia, o czym mamy obowiązek informować zgodnie z RODO (skrót wyjaśniony na koniec);
• za dane osobowe odpowiada Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy;
• dlaczego w ogóle potrzebujemy jakichś danych? ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, tj. głównie dla udziału w działalności stowarzyszenia i jej dokumentowania oraz realizacji obowiązków prawnych;
• osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa do: żądania dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania i skargi do Prezesa UODO, a w zależności od kontekstu, może przysługiwać również prawo do: ich usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody lub przeniesienia; jednakże nie profilujemy Osób wg danych.

• ADMINISTRATOREM danych osobowych jest Stowarzyszenie Opolscy Genealodzy z siedzibą w Opolu przy ul. Piastowskiej 18–20 (WBP), 45-081 Opole; KRS 0000558917 NIP 7543093593 REGON 361591180 PKD (2007) główne 94.99.Z; wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Opolu i nadzorowane przez Prezydenta Opola; dane kontaktowe (email, telefon) na stronie https://genealodzy.opole.pl/kontakt
• ze względu na małą skalę i zagrożenia, administrator nie musiał i nie wyznaczył INSPEKTORA ochrony danych (IOD, ang. DPO data protection officer), a wszystkie obowiązki zapewniają władze (zarząd, w tym prezes) stowarzyszenia, z którymi można kontaktować się jak wskazano już wyżej;
• podanie danych osobowych jest zawsze DOBROWOLNE (możesz nie wpisać danych, odmówić ich podania), aczkolwiek zazwyczaj jest niezbędne (konieczne) do realizacji wskazanego celu przetwarzania, którego osiągnięciem zazwyczaj też może Pani/Pan być zainteresowany/-a;
• odbieranie/przesyłanie i czasowe przechowywanie danych wprowadzanych do formularzy na serwerach naszej witrynie internetowej (hosting www+email+bazy danych), jak również przetwarzanie danych w prywatnym lokalnym serwerze chmury usług i danych (NAS) zostało POWIERZONE członkowi zarządu–sekretarzowi, tj. dla stowarzyszenia zapewnia je Maciej Róg; w zakresie hostingu, czyni to za pomocą podpowierzenia profesjonalnej firmie hostingowej cyber_Folks S.A. S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Franklina Roosevelta 22, 60-829 Poznań, KRS 0000612359, NIP 7822622168 (właściciela m.in. marek: Superhost, Ogicom, Hekko), która może posługiwać się (np. w ramach alokacji kopii zapasowych i użytkowych) innymi współpracującymi firmami na terenie Unii Europejskiej (Beyond.pl sp. z o. o. Polska, TK Telekom sp. z o.o. Polska, Hetzner Online GmbH Niemcy+Finlandia, LeaseWeb Netherlands B.V. Holandia, Host Europe GmbH Polska, Inten Polska, KEI.PL sp. z o.o. Polska) — firmy te są konieczne tylko do utrzymywania zasobów sprzętowych i nie korzystają z treści danych do żadnych własnych celów (np. nie dzwonią telefonicznie ani nie wysyłają mejli na adresy podane stowarzyszeniu w formularzach ani nie przekazują ich innym podmiotom w takich celach); komunikacja z hostingiem/NAS odbywa się bezpiecznym szyfrowanym certyfikatami TLS/SSL
• w przypadku DZIECI, wymagana jest zgoda prawnego opiekuna, zazwyczaj rodzica;
• mają Państwo prawo do wniesienia SKARGI do krajowego organu nadzorczego, tj. w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO; dawniej: Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych GIODO); dane kontaktowe na stronie uodo.gov.pl;
• zawsze przysługują Państwu PRAWO do żądania dostępu do danych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania; w zależności od kontekstu, może przysługiwać również prawo do ich usunięcia, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody lub przeniesienia; jednakże nie profilujemy Osób wg danych;


• konferencja jest IMPREZĄ PUBLICZNĄ — jej uczestnicy (prelegenci, wystawcy, personel – ich wizerunki-twarze) będą publicznie widoczni na zdjęciach i nagraniach (także transmitowanych na żywo) w internecie i materiałach promocyjnych (drukowanych) organizatorów konferencji, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych; udział w konferencji oznacza zgodę na takie jej warunki;


• Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego, każdy uczestnik sam za siebie odpowiada za SZKODY w mieniu (np. w zamku-muzeum, kateringu, noclegu) lub osobiste (np. uczestników), gdyby je wyrządził swoim działaniem lub zaniechaniem;


• w tym kontekście:
  
  
  4. Dane UCZESTNIKÓW działalności stowarzyszenia (spotkań, konsultacji, konferencji, konkursów, przyznawania tytułu Genealog Roku itp. – słuchacze, dyskutujący, prelegenci, wystawcy, osoby szkolone, kandydaci, zgłaszający kandydatów, nocujący, obiadujący, zwiedzający, wolontariusze, personel organizatora itd.) przetwarzane są w celu umożliwienia i rozliczenia udziału w tej działalności oraz do samego jej utrwalania (dokumentowania). Udział oznacza potwierdzenie lub wcześniejsze zapowiedzenie obecności-udziału, także w usługach dodatkowych (zwłaszcza na konferencji: noclegi, posiłki, wycieczki itp.). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (tj. do wykonania umowy lub podjęcia działań ją poprzedzających na żądanie osoby), tamże lit. a (tj. zgoda uczestnika na przetwarzanie danych osobowych) oraz tamże lit. f (tj. prawnie uzasadnione interesy: utrwalanie imienia, nazwiska, miejscowości i wizerunku w ramach przebiegu działalności stowarzyszenia ma społeczną doniosłość, stanowi dobro kultury i dziedzictwa narodowego, narodowy zasób archiwalny). Okres przechowywania tych danych w stowarzyszeniu, po którym może nastąpić ich usunięcie, to nie wcześniej niż z upływem ustawowego okresu przedawnienia po zakończeniu udziału w danej działalności (ewentualna egzekucja wzajemnych roszczeń cywilnoprawnych art. 23 ust. 1 lit. j RODO, ich przedawnienie art. 118 Kodeksu cywilnego); ponadto w przypadku utrwalania (dokumentowania) działalności stowarzyszenia, usunięcie nie nastąpi wcześniej niż wraz z jego likwidacją; później może stanowić dobro kultury i dziedzictwo narodowe (§ 6 pkt 5 i § 9 ust. 2 pkt 2 statutu, art. 4 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) oraz przechowywane wieczyście materiały archiwalne przechodzące z ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego do państwowego zasobu archiwalnego (art. 3, art. 42 ust. 2, art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Źródłem danych są sami uczestnicy (zgłoszenia w naborze prelegentów i wystawców, rejestracje pobytu, zgłoszenia kandydatów na Genealog Roku, zgłoszenia na konsultacje, listy obecności, zdjęcia i nagrania organizatorów i uczestników itp.). Możliwe jest, że otrzymamy o kimś dane od innych współuczestników (np. grupa z liderem koordynuje rejestrację pobytu, noclegi i posiłki na konferencji lub wycieczce; nauczyciel lub rodzic przekazuje dane uczniów na konkurs za ich zgodą). Dane uczestników mogą być ujawniane zewnętrznym odbiorcom tylko w celu realizacji woli uczestnika w zakresie pośredniczenia w noclegach, posiłkach lub wycieczkach (do podmiotu prowadzącego nocleg, realizującego wycieczkę — w celu ich rozliczenia, np. meldunek, klucz, szkody; do proponowanych współtowarzyszy celem dokwaterowania do liczby łóżek w pokoju). Uczestnicy konferencji (tylko w obrębie Unii Europejskiej) dodatkowo mogą chcieć, by za ich wyraźną zgodą kontaktować ich ze sobą, jeśli są zainteresowani wspólnymi nazwiskami/obszarami. Ponadto organom władzy publicznej (np. ścigania) mogą być ujawniane w przypadkach wyraźnie usankcjonowanych przepisami prawa. Uczestnikom działalności stowarzyszenia przysługuje prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania i ograniczenia ich przetwarzania. W zakresie umożliwienia i rozliczenia udziału w działalności, dopóki rejestracja nie została zamknięta, jej uczestnikom przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania i cofnięcia zgody, a jeżeli otrzymaliśmy dane w formularzu internetowym (dotyczy m.in. konferencji) – również do przenoszenia danych. Uczestnicy imprez publicznych w ramach działalności stowarzyszenia (wizerunek-twarze publiczności, personelu, występujących) mogą być publicznie widoczni na zdjęciach i nagraniach w internecie i materiałach promocyjnych (drukowanych) stowarzyszenia zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Udział w działalności stowarzyszenia wymaga zgody na takie jej warunki.
  
  

Powyższe wynika z art. 13–14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 s. 1, L 127 z 23.05.2018 s. 2 oraz L 74 z 04.03.2021 s. 35), zwanego w Polsce „RODO”, z ang. „GDPR” (general data protection regulation). Zasady wnoszenia skargi do organu nadzorczego, kontroli, odpowiedzialności i kar — regulują art. 60–108 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (w przyszłości mogą pojawić się zmiany ww. przepisów). Stowarzyszenie posiada własną dokumentację ochrony danych osobowych, o charakterze poufnym w zakresie zabezpieczeń. Ilekroć jest mowa o celach i działalności (w tym kodach PKD), są one u nas określone statutem zatwierdzonym przez sąd. Ochrona danych osobowych jest związana z prawem do prywatności, ochroną dóbr osobistych, wizerunku (twarzy) i innych praw autorskich (copyright) oraz bezpieczeństwem informacji.

ARCHIWUM

• 20.05.2024 dodano możliwość zgłaszania samych stoisk targowych uproszczonym formularzem